Automatiser l'onboarding des salariés

Automatiser l'onboarding des salariés, c'est faire en sorte qu'un déclencheur unique, l'embauche confirmée, lance toutes les tâches d'arrivée avec un responsable et un délai ; que les accès se créent à partir de profils par poste ; et que le départ suive le même flux à l'envers, car c'est là que se trouve le plus grand risque.

C'est nécessaire parce que l'arrivée d'un salarié est le processus administratif le plus fragmenté d'une entreprise. Il touche les ressources humaines, l'informatique, la finance, la prévention et le responsable direct, et dans la plupart des PME personne ne pilote l'ensemble. Chacun fait sa part quand il l'apprend.

1Ce qui se passe vraiment quand quelqu'un arrive

Avant d'automatiser, il vaut mieux voir la liste complète. Elle surprend généralement.

Certaines ont en plus un délai légal. En France, la DPAE doit être faite avant la prise de poste, et la notice d'information sur les textes conventionnels se remet dès l'embauche. Un flux avec compte à rebours ne les oublie pas.

2Comment automatiser l'onboarding : un déclencheur unique

La décision de conception la plus importante est la plus simple : définir un point de départ unique. Le processus commence quand l'embauche est confirmée, pas quand quelqu'un envoie un courriel disant « Léa arrive lundi ».

3Droits par profil : la plus grosse économie

C'est la partie qui consomme le plus de temps, génère le plus d'erreurs et est le moins souvent réglée. L'alternative au cas par cas est de définir des profils.

Un profil est une liste fermée : « commercial de secteur » signifie messagerie, CRM limité à son portefeuille, dossier commercial en lecture et écriture, outil de signature, et rien d'autre. Quand quelqu'un arrive avec ce profil, les accès se créent seuls et sont exactement les bons.

• Fini les droits par imitation. « Donne-lui la même chose qu'à Julien » est la façon dont les gens accumulent des accès inutiles, y compris ceux que Julien avait hérités d'un autre.
• La création des accès passe de jours à minutes. Personne n'a besoin d'être consulté : le profil le dit.
• La revue des accès devient possible. Comparer ce que quelqu'un possède à ce que son profil prévoit est une requête, pas un audit.
• Le départ se règle aussi vite. Et c'est là l'essentiel, comme nous allons le voir.

4Le départ est le même flux à l'envers

Et c'est là que se trouve le vrai risque. L'arrivée est réclamée par la personne concernée : s'il lui manque la messagerie, elle le signale. Le départ n'est réclamé par personne, donc les accès restent ouverts.

Si vous automatisez l'arrivée et pas le départ, vous aurez dans un an une liste de comptes actifs qui n'appartiennent à personne. C'est exactement le type de constat qui ressort d'un audit et que personne ne sait expliquer.

5Ce qu'il ne faut pas automatiser

L'intégration administrative s'automatise entièrement. L'autre, non.

La conversation du premier jour avec le responsable, la présentation à l'équipe, le café qui explique comment les choses fonctionnent vraiment : ce n'est pas un flux, et le remplacer par un courriel de bienvenue automatique dégrade l'expérience tout en améliorant le processus. L'objectif d'automatiser la partie administrative est précisément de libérer du temps pour la partie qui exige une personne.

6Comment le mesurer

Questions fréquentes