Factura electrónica obligatoria B2B: qué hacer

La factura electrónica obligatoria entre empresas se ha convertido en una de esas conversaciones donde todo el mundo tiene una fecha distinta en la cabeza. La confusión tiene una causa concreta: no es una obligación, son dos, con calendarios distintos y objetivos distintos, y se llaman de forma parecida.

Este artículo separa las dos, explica qué te aplica hoy y por qué este cambio es la mejor oportunidad que vas a tener para automatizar la facturación. Si te interesa el lado del coste, tenemos otro artículo sobre automatizar facturas de proveedor.

1Diferencia entre Verifactu y factura electrónica

La consecuencia práctica de esta tabla es importante: puedes estar perfectamente al día con Verifactu y no poder emitir una factura electrónica estructurada cuando llegue la otra obligación. Son dos proyectos, aunque toquen el mismo documento.

2Dónde encaja Verifactu

Verifactu no cambia el formato de la factura: exige que el programa con el que la emites encadene los registros, impida modificarlos sin dejar rastro e imprima un código QR que permite comprobarla. El Real Decreto-ley 15/2025, segundo aplazamiento de la norma, retrasó su obligatoriedad al 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2027 para el resto. Como llega antes que la factura electrónica B2B, suele ser el primer frente.

3Factura electrónica obligatoria B2B: fechas y requisitos

La ley Crea y Crece obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre ellos. El reglamento que faltaba, el Real Decreto 238/2026, se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y concreta cómo tienen que ser: un fichero estructurado conforme a la norma europea EN 16931, en UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un PDF enviado por correo no cumple.

Los plazos no cuentan desde el real decreto, sino desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria: doce meses para quien superó los ocho millones de euros de volumen de operaciones el año anterior y veinticuatro meses para el resto. El proyecto de orden sitúa esa entrada en vigor el 1 de octubre de 2026; de ahí salen el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. Hasta que la orden se publique en el BOE son fechas previstas: si entra en vigor más tarde, las dos se retrasan lo mismo, así que conviene confirmarlas antes de cerrar un plan.

Para emitir y recibir puedes usar una plataforma privada o la solución pública y gratuita que prepara la Agencia Tributaria. En los dos casos, a la AEAT le llega una copia de cada factura.

Hay un segundo componente que se comenta menos y que tiene implicaciones operativas: la obligación de informar del estado de las facturas recibidas, es decir, su aceptación o rechazo y su pago efectivo completo, cada uno con su fecha y en un plazo máximo de cuatro días hábiles. Eso convierte la recepción de facturas en un proceso con obligaciones propias, no solo en un buzón donde llegan documentos.

4Por qué es el mejor momento para automatizar

Adaptarse solo para cumplir es hacer la mitad del trabajo y quedarse con la mitad peor. Estas son las razones concretas; si quieres ponerles cifras, explicamos cómo calcular el ROI de automatizar un proceso.

5Por dónde empezar, en orden

• Comprueba tu software de emisión. Si no puede acreditar que cumple, esa es la prioridad absoluta y lo demás espera.
• Inventaria por dónde entran y salen tus facturas. Cuántos canales, cuántos formatos, cuántos proveedores. Es la base de cualquier decisión posterior.
• Separa emisión de recepción. Son dos proyectos con normativa y dificultad distintas. Mezclarlos en un solo alcance suele acabar mal.
• Diseña para convivencia. Durante bastante tiempo recibirás facturas estructuradas y PDF a la vez. El flujo tiene que admitir las dos entradas sin duplicar trabajo.
• Deja preparado el reporte de estados aunque todavía no sea exigible. Es más barato contemplarlo en el diseño que añadirlo después.

Para el estado actualizado de la normativa y los requisitos técnicos, la referencia es la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Este artículo es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal: los plazos han cambiado varias veces y conviene contrastarlos con tu asesor antes de tomar decisiones.

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